Information storage and retrieva

Information storage and retrieval for the individual researcher

Before the invention of personal computer (PC) was information organization for individual researchers complicated. Many of the techniques available at that time are presented by Jahoda (1970).

There is evidence that the lack of suitable technologies have delayed scholarly developments considerably. It is for example, known that the American philosopher Charles Sanders Peirce left a huge amount of messy notes which has taken decades to bring in order and to publish.

With the PC and related tools there are different kinds of technologies, that may help individuals to organize their different kinds of information. Most important are probably text processors, reference managers, personal information managers (PIMs) and database systems. (Especially programs with great flexibility in the handling of diverse forms of structured and unstructured data, such as ASKSAM).

Bates et al. (2004) asked: "What are the basics of good filing or, more generally, information organization on a personal level? Practical guides on filing or “getting organized” are largely the province of paperbacks written by people with little or no formal training in relevant disciplines such as library and information science, cognitive psychology or knowledge organization. What can the research communities for these disciplines add?".

Literature:

Bates, M. J.; Jones, W.; Kuhlthau, C. C.; Mai, J.-E. & Marchionini, G. (2004). Why Can’t Johnny File? And What Can We Do to Help? ASIS&T Annual Meeting November 12-17, 2004, Providence, Rhode Island, November 13 - 18, 2004 . (Unpublished panel presentations). http://www.asis.org/Conferences/AM04/abstracts/71.html

Boserup, I. & Hjørland, B. (1991). ASKSAM. Access Stored Knowledge via Symbolic Access Method. Et humanistisk, tekstorienteret databaseprogram. Introduktion og minivejledning samt bibliografi. 1. foreløbige udgave. København: Danmarks Biblioteksskole.

Case, D. O. (1986). Collection and organization of written information by social scientists and humanists: a review and exploratory study. Journal of Information Science, 12(3), 97-104.

Feeney, M. & Merry, K. (eds). (1990). Information Technology and the Research Process. Proceedings of a Conference held at Cranfield Institute of Technology, UK, 18-21 July 1989. London: Bowker-Saur/British Library Research.

Hjortgaard Christiansen, F. (1992). "Searcher's Toolkit". Programpakke fra Personal Bibliographic Software, Inc. (PBS). DF-revy, 15.årg. (Nr. 2; marts), 39-41.

Hjørland, B. et al. (1973). Specialevejledning. Retningslinier for specialeskrivende ved Studiet til psykologisk embedseksamen på Københavns Universitet. København: Psykologisk Laboratorium.

Hjørland, B. (1993). Litteratursøgning som en kvantitativ og kvalitativ forskningsmetode. IN: Klinisk psykologisk forskning. En indføring i metoder og problemstillinger. Redigeret af Nicole K. Rosenberg; Karen V. Mortensen; Esben Hougaard; Susanne Lunn & Alice Theilgaard. København: Dansk Psykologisk Forlag. (Pp. 58-70; references pp. 305-339).

Jahoda, G. (1970). Information Storage and Retrieval Systems for Individual Researchers. New York: Wiley.

Kwasnik, B. H. (1991). The importance of factors that are not document attributes in the organization of personal documents. Journal of Documentation, 47(4), 389-398.

Malone, T. W. (1983). How do people organize their desks? Implications for the design of office information systems. ACM Transactions on Office Information Systems, 1(1), 99-112.

Mai, J.-E. (2004). How to help Johnny Organize his Personal Information: It is not so Personal after all…" ASIST Annual Meeting, Providence, RI, 2004. (In panel session on: “Why Can’t Johnny File? And What Can We Do to Help?”). http://www.ischool.washington.edu/mai/Papers/2004_HelpJohnny.pdf

Slatta, R. W. (1986). Database and Filing Software for Scholars. Collegiate Microcomputer, 4(4), 307-319.

Tonnesson; S. (1988). Historiker med PC. Humanistiske Data, 1988, (#2), side 18-32. (Om bl.a. AskSAM i Historisk Forskning).

Reference manager http://www.refman.com/rminfo.asp

See also: Personal Information Manager

Birger Hjørland

Last edited: 23-05-2006

Home

to be edited:

Den personlige computer ("PC") har i høj grad gjort det muligt for den enkelte forsker at rationalisere sit arbejde med såvel bibliografiske data som med andre typer af forskningsdata. Der foregår en meget rivende programudvikling på dette område, og der er næppe tvivl om, at den enkelte forsker - ikke mindst indenfor humaniora - takket være denne teknologi kan give sig i kast med mere omfattende opgaver. Man kan sige, at først PC'erne har indfriet de muligheder, som der længe har været behov for. Jahoda (1970) beskriver systemer for den enkelte forsker, som disse var mulige i 1970, men den tids systemer vandt aldrig stor udbredelse. Mange af de mennesker, der idag køber en PC gør det med henblik på at opbygge personlige systemer til informationsopbevaring, -bearbejdning og -genfinding. Der eksisterer særlige programkategorier, f.eks. "Personal Information Managers" ("PIM"), der især sigter på sådanne behov.

Man kan ikke sige, at *BDI-professionen er den drivende kraft i denne udvikling: det er software-udviklerne. Men BDI-professionen er opmærksom f.eks. på behovet for downloadingformater i bibliografiske databaser, således at den enkelte forsker kan foretage søgninger i biblioteks- og dokumentationsbaser og på sin PC sortere, alfabetisere og reformattere bibliografiske poster. Der findes standardprogrammer, der reformaterer bibliografiske poster fra et format til et andet, således at man f.eks. kan downloade en søgning foretaget på CD-ROM i MEDLINE-basen, automatisk frasortere dubletter, man har i forvejen og formatterer posterne f.eks. til et standardformat for referencer, som et givent medicinsk tidsskrift anvender. Indenfor forskellige fag eksisterer "Style manuals" med formelle kriterier for udformning af manuskripter. Nogle af disse fås nu også som PC-programmer. Det ligger i naturlig forlængelse af BDI-professionens arbejdsopgaver, at være med til at undervise i litteratursøgning, undervise i og definere formelle retningslinier for litteraturlister, sætte disse problemer i relation til typer af opgaver/problemstillinger og herunder interessere sig for den enkelte forskers/studerendes mulighed for at rationalisere og organisere arbejdet med lagring og genfinding af information (Jfr. f.eks. Hjørland, 1973, Boserup & Hjørland, 1991).

Der foreligger uden tvivl et behov for, at *BDI-professionelle i højere grad involverer sig i denne problemstilling, og f.eks. lancerer disketteudgaver af almene *emnedatasystemer, der for høje omkostninger udvikles til biblioteksbrug.

Aktiviteter af ovennævnte art kan næppe karakteriseres som informationsvidenskabelig forskning. Der kan ofte være tale om at formidle forskningsmæssige erfaringer (således som den norske historiker Stein Tonnesson (1988) giver eksempel på anvendelse af AskSam i humanistisk forskning). BDI-professionens funktion i relation til disse problemstillinger er således primært formidlende: direkte med tekniske råd og indirekte med formidling af brugeres erfaringer og litteratur om emnet.

Der eksisterer en begrænset informationsvidenskabelige forskning f.eks. vedr. anvendelse af informationsteknologi i forskningsprocessen og hvordan personer organiserer deres personlige dokumeter/skriveborde/kontorer (f.eks. Kwasnik, 1991). Man kan desuden forestille sig, at forskning i forskningsprocessens natur og i forskernes arbejdsmåder eksempelvis kan føre til relevante resultater samt at almene ir-teknikker, hypertextløsninger og -systemer blev formidlet til og afprøvet af brugere af PC'-benyttende forskere i forskellige miljøer.