Mødet bliver afholdt i besøgscenteret på byggepladsen for Urban Mediaspace Aarhus. Besøgscenteret ligger lige ved den store skurby. Adgang til besøgscentret via Nordhavnsgade mellem Pakhus 13 og Toldboden. Offentlig parkering ved både Pakhus 13 og Toldboden.

Dagsordensforslag
(Hent som pdf)
 

1. Godkendelse af dagsorden
    
2. Godkendelse af referat af møde 7.6.2012
   Bilag: Referat
   Indstilling: Godkendes
    
3. Perioderegnskab pr. 31. juli
   Bilag: Perioderegnskab
   Sagsfremstilling: Der vil på mødet blive orienteret om perioderegnskabet. Der er mindre afvigelser i forhold til budget, som primært skyldes flere indtægter til årsmøde 2012, som stort set modsvares af øgede udgifter. Derudover er der ikke forbrugt midler til udviklingskonsulent, som endnu ikke er ansat. 
   Indstilling: Tages til efterretning
    
4. Opdateret budget
   Sagsfremstilling: Traditionelt behandler Repræsentantskabet på deres efterårsmøde et opdateret budget for 2012. Administrationen vurderer at der i år ikke er behov for et opdateret budget, da der er tale om mindre afvigelser, som ikke forventes at afvige voldsomt fra det vedtagne budget:
   De primære afvigelser er:
   - mindre udgift til udviklingskonsulent, da ansættelsen først sker pr. 1. okt. Det skal dog bemærkes at da der arbejdes med en to-årig ansættelse vil de ikke forbrugte midler i 2012 anbefales indarbejdet i budget 2014.
   - udgifter til ny server da den gamle brød sammen, hvor den samlede udgift endnu ikke kendes i fuldt omfang, men vurderes at være i størrelsesordnen 75.000 kr.
   Det anbefales derfor at der på Repræsentantskabsmødet den 23. november ikke behandles opdateret budget, men kun budget for 2013.
   Indstilling: Der udarbejdes ikke opdateret budget for 2012 til repræsentantskabet men det indstilles at der tages højde for udgifter til udviklingskonsulent i 2014.
    
5. Budget 2013
   Bilag: Foreløbigt udkast til budget
   Sagsfremstilling: Der er udarbejdet udkast til budget 2013 byggende på følgende forudsætninger:
   a) en løn og prisfremskrivning på de af KL anbefalede 1,5%
   (dog er alle udgifter til udviklingsprojekter, interne og eksterne udvalg, samt EDB og Kontorhold ikke prisfremskrevet)
   b) en mindre indtægt i kontingent på 211.200 kr. som dels skyldes en kontingentnedsættelse på 5% samt udmeldelser fra tre kommuner som har udmeldt sig fra 1. jan 2013 (fristen for udmeldelse er 1. okt. 2012, så forudsætningen kan endnu ændres.
   c) 250.000 kr. til udviklingskonsulent som ansættes i to år, i et forsøg på at genere tilstrækkelige med projekt- og sponsorindtægter til at finansiere fuld løn.
   d) afsat 40.000 kr. til Tour Danmark, da projektet ikke når at afsluttes i 2012.
   e) der er foretaget reduktion i lønudgifter på 600.000 kr. mens der er en mindre indtægt for det regnskabsarbejde DB har udført for Kommunernes Skolebiblioteksforening på 218.000 kr. og en forventet merudgift til ekstern regnskabskonsulent på 145.000. Hvilket i alt giver en besparelse på 237.000 kr.

   Det betyder at der budgetteres med et underskud på 279.700 kr. som skal ses i lyset af FU vedtagelse om i en toårig periode at bevilge midler til en udviklingskonsulent finansieret af kassebeholdningen.
   Budget for 2013 skal vedtages af Repræsentantskabet på mødet 23. november. Indstilling fra Forretningsudvalget fremsendes til Repræsentantskabet senest 8. november.
   Det betyder at FU senest på sit møde den 23. okt. skal indstille et budget for 2013.
   Indstilling: At anbefale budgettet og oversende det til Repræsentantskabet på mødet 23. november.

6. Virksomhedsplan
   Bilag:Virksomhedsplan 2012
   Sagsfremstilling: Hvert år vedtager DB en virksomhedsplan, der indeholder en række indsatsområder. Op til VP2012 gennemførte FU og repræsentantskabet en større proces og skabte i workshops nye indsatsområder.

   Disse er i VP 2012:
   •  BIBLIOTEKET - indgangen til læring
   •  BIBLIOTEKET - indgangen til Det digitale Danmark
   •  BIBLIOTEKET - indgangen til fællesskabet
   •  BIBLIOTEKET - biblioteksforeningen og medlemmerne

   På FU mødet gennemgår direktøren VP 2013 og vi evaluerer årets resultater.
   FU skal træffe afgørelse, om der skal udarbejdes en helt ny virksomhedsplan eller vi skal arbejde på en opdateret udgave med udgangspunkt i indeværende års indsatsområder?
   Repræsentantskabet skal behandle VP for 2013 på mødet 23. november 2012.
   Indstilling fra Forretningsudvalget fremsendes til Repræsentantskabet senest 8. november.
   Indstilling: At VP 2012 opdateres og suppleres med et indsatsområde om kommunevalg.

7. DB’s fremtidige struktur
   Bilag: strukturoplæg ”en styrket biblioteksforening i en ny organisation”
   Sagsfremstilling: Der er udsendt debatoplæg til alle regionsforeningerne, som regionalt debatterer det og kommer med kommentarer og eventuelle indsigelser. Der afholdes møde mellem FU og repræsentanter for de regionale biblioteksforeninger på den 26. oktober, hvorefter et strukturoplæg og vedtægter færdiggøres og fremsendes 8. november til Repræsentantskabet til behandling 23. november.
   Indstilling: Sagen drøftes
    
8. Årsmøder
   Bilag: Regnskab for Årsmødet i Frederikshavn

   a) Regnskab for årsmødet i Frederikshavn
   Sagsfremstilling: Da vi evaluerede indholdet af årsmødet i Frederikshavn, var regnskabet endnu ikke helt afsluttet. Det er det nu og udviser et overskud på 30.000 kr. mod et forventet overskud på 48.000 kr. hvilket betragtes som et tilfredsstillende resultat.
   Der var 422 deltagere, mod et forventet antal på 400, hvilket gav højere indtjening fra deltagergebyr, hvilket dog modsvares af højere udgifter til forplejning. Endvidere var der højere udgifter til teknik og underholdning end budgetteret.
   Indstilling: Tages til efterretning

   b) Årsmødet i København 13. og 14. marts 2013
   Sagsfremstilling: På mødet gives en orientering om de foreløbige planer for årsmødets forløb. Årsmødeudvalget afholder møde den 6. sep.
   Indstilling: Sagen drøftes

   c) Ansøgninger fra kommuner om værtsskab
   Sagsfremstilling: Esbjerg og Sønderborg har forespurgt på 2017.
   Slagelse har forespurgt på 2018. Sekretariatet har besøgt Slagelse (Korsør). Konference- og mødelokaler er i overensstemmelse med DB’s behov. Dog er der ikke mulighed for mere end 400 gæster, hvis der kræves opstilling med borde.
   Udstillingsområdet er acceptabelt indretningsmæssigt, men i underkanten af DB’s maksimale behov, som er 40 stande.
   Bustransport bliver nødvendigt til mindst to hoteller udover konferencestedet.

   Følgende årsmøder er fastlagt:
   2013: København. 2014: Vejle. 2015: Aarhus. 2016: Horsens.

   Indstilling: Det indstilles at DB placerer årsmøder i Sønderborg 2017, Slagelse 2018 og Esbjerg 2019.

9. Fremtidige samarbejder

   a) Kommunernes Skolebiblioteksforening
   Sagsfremstilling: Der har været afholdt møde mellem direktører og formænd for Kommunernes Skolebiblioteksforening (KS) og DB 21. august 2012. På mødet blev drøftet betingelser for hvis DB skulle optage KS som en integreret del af foreningen i 2014.
   På mødet blev ikke draget konklusioner, men det aftaltes at man i hver forening drøfter mulighederne i de styrende organer.
   På mødet vil direktøren lægge op til en drøftelse af sagen og fremlægge mulige økonomiske scenarier ved en sammenlægning.
   Indstilling: At der tages stilling til om der skal arbejdes videre på en sammenlægning mellem KS og DB

   b) Organisationen Danske Museer (ODM)
   Sagsfremstilling: ODM har indgået en aftale med DB om i fællesskab at ansætte en udviklingskonsulent, som også skal være leder for tænketanken fremtidens biblioteker. Der er lavet en samarbejdsaftale, hvor ODM og DB deler udviklingskonsulenten i halvtid, mens vedkommende i den anden halvdel af arbejdstiden er leder af tænketanken. Konsulenten vil have kontor i DB.
   Der arbejdes stadig på at skabe et lokalefællesskab for de to foreningers sekretariater på Vartov, hvor foreningerne i dag bor dør om dør.
   Det første udkast til fælles lokaler bliver behandlet på fælles personalemøde den 6. september.
   Indstilling: Orienteringen tages til efterretning.

   c) Sekretariatet
   Sagsfremstilling: På mødet vil direktøren orientere om ændringer i sekretariatet.
   Indstilling: Orienteringen tages til efterretning.

10. Projekter

    a) DIALOGMØDE om DIGITALE BIBLIOTEKSTJENESTERS FREMTID
    Sagsfremstilling: I den seneste tid har medierne bragt en række indlæg om nogle af folkebibliotekernes digitale tjenester.
    Indlæggene og den efterfølgende debat mellem de involverede parter viser, at der er behov for i fællesskab at få beskrevet nogle forretningsmodeller, så bibliotekerne også fremover kan leve op til deres forpligtelse om at stille materialer til rådighed for borgerne, samtidig med at de kommercielle aktører sikres en rimelig indtjening.
    På den baggrund inviterer Danmarks Biblioteksforening hermed til dialogmøde for at få afdækket udfordringerne, og skitseret mulige løsninger.
    Til dialogmødet inviteres repræsentanter fra en række centrale aktører på området: interesseorganisationer, folketingets kulturudvalg og biblioteker, samt kulturministeriet, hvor ministeren allerede har givet tilsagn om at deltage.
    Mødet afholdes mandag den 24. september 2012 Kl. 14.00 – 16.00 Vartov.
    Indstilling: Orienteringen tages til efterretning

    b) Projekt: Tænketank om fremtidens biblioteker
    Bilag: db.dk/tænketank
    Sagsfremstilling: Der er ansat en Tænketanksleder pr. 1. okt. 2012. Det er med lidt forsinkelse, da vi havde forventet at en ansættelse kunne ske før sommerferien. Konsekvensen er at terminerne rykkes, sådan at Tænketankens arbejde ikke afsluttes januar 2014, men først oktober 2014.
    På dette tidspunkt vurderes endvidere om det er økonomisk bæredygtigt at videreføre Tænketanken og om DB i givet fald vil give tilskud.
    Indstilling: Til orientering

    c) DB tilbud om at arrangere regionale møder
    Bilag: tilbud om fyraftensmøde
    Sagsfremstilling: På flere regionale møder har været efterspurgt at DB centralt lavede flere regionale aktiviteter. Danmarks Biblioteksforening har derfor arbejdet på et tilbud til regionsforeningen om at købe et færdigpakket fyraftensmøde. Det er nu udarbejdet et koncept i samarbejde med Roskilde Centralbibliotek, som er udsendt til regionsforeningerne.
    Indstilling: Til orientering

11. Internationalt samarbejde

    a) IFLA.
    Sagsfremstilling: Der har været afholdt IFLA i Helsinki august 2012. Deltagerne orienterer gensidigt om årets IFLA møde og vi evaluerer indsatsen.
    DB har faciliteret at deltagerne løbende kunne formidle deres oplevelser og resultater hvilket kan følges her
    Indstilling: Til orientering

12. Næste møde:
    Fredag den 26. oktober i Vartov. Mødet indledes med møde med repræsentanter for de regionale biblioteksforeninger.
     
13. Evt.

Med venlig hilsen
Vagn Ytte Larsen   /  Michel Steen-Hansen