Et år i den varme stol på Dokk1

Marie Østergård. Foto: Dokk1.

‘Om at være den’ i verdens bedste job. Interview med Marie Østergård, chef siden maj 2017 for Dokk1 og Aarhus’ øvrige 18 biblioteker.

I krydsfeltet mellem aktuelle samfundsopgaver og oplysning er bibliotekerne rigtig stærke og kan noget særligt formidlingsmæssigt, fremhæver Marie Østergård bl.a. om Smart Citizens i en samtale om ‘at være den’ som topleder og om magiske tæpper, kanonstore visioner og udfordrende, krævende nye og gamle, men vanvittig spændende opgaver.

At være den

“Selvfølgelig kendte jeg mange af både problematikkerne og ansigterne, men der sker noget med vinklen, når man sætter sig i en anden stol – i chefstolen”, fortæller Marie Østergård efter et hektisk år. En vigtig opgave var at få styrket det brede kendskab til hele strukturen, der har været under omstrukturering siden 2016. I første omgang handlede det om at komme rundt i alle bibliotekerne og få hilst på og talt med alle. For ved selvsyn at se og forstå hvilken hverdag man her lever i. 

Marie Østergård står naturligvis ikke alene med ledelsesopgaven, men styrer de 19 biblioteker sammen med to lag ledelse. Linielaget, der omfatter fire linier med hver sin linieleder: Lokalbibliotekerne og biblioteksservice på Hovedbiblioteket, Drift og ressourcer, Borgerdialog, kommunikation og partnerskab – Østergårds gamle job – samt Projektudvikling og brugerinddragelse. Teamlederlaget, hvor Lokalbibliotekernes tre team-ledere – Nord, Syd og Vest – matcher hovedbibliotekets seks teamledere for Voksen, Børn og Familier, Information, Logistik samt Kørsel og Bygning.

Hvordan var det at gå fra et linielederjob til rollen som alle bibliotekernes øverste chef?

“Der var meget, jeg før ikke var direkte involveret i og skulle lære. Det, jeg mest mærkede, var det ‘at være den’ og have det fulde ansvar. Det havde jeg sådan set prøvet i opgaven som projektleder for Dokk1-byggeriet, men nu var jeg den i en ny kontekst, hvor jeg skulle lære at skelne mellem mine egne forventninger til mig selv og det, jeg forestillede mig, omverdenen havde af forventninger. Det skulle jeg ligesom vokse ind i, og efter det første halve år kunne jeg simpelthen mærke, at nu var jeg der: Nu ‘var jeg den’.
Noget andet er starten i forhold til alle kollegerne. Her havde jeg det, som fløj jeg på et magisk tæppe, og jeg tænkte hele tiden: Det kan ikke passe, at det kan være så godt”, smiler Marie Østergård næsten lidt undrende.

Her i begyndelsen af år 2 peger bibliotekschefen på en håndfuld områder, som aktuelt har hendes opmærksomhed. Ny biblioteksstruktur, partnerskabsdimensionen – for Dokk1 og Lokalbibliotekerne, Smart City-udviklingen og Iterationsbevægelsen.

Biblioteksstruktur, kompetencer og fælles kultur

Aarhus Bibliotekerne blev som organisation 1. januar 2017 samlet under ét, hvor hovedbiblioteket (Dokk1) og lokalbibliotekerne før fungerede adskilt. Allerede i 2016 kiggede man på de enkelte opgaveporteføljer og på, hvordan der bedst kunne arbejdes på tværs. “Processen har været i gang et par år, men er noget, som vi stadig arbejder med. Nyt er f.eks. personaleudveks-ling mellem hovedbibliotek og lokalbiblioteker om programaktiviteter. For at få en bedre fornemmelse af hinandens hverdag er vi også begyndt at lave job-udveksling: Hvad betyder noget, og hvorfor kan det være svært lokalt at afse ressourcer til mødedeltagelse inde på Dokk1 osv.”

Bibliotekschefen har fokus på alle eksisterende ressourcer og kompetencer med det formål at brede dem endnu mere ud og på sigt ende med en kulturændring, en fælles kultur. Dokk1 og de 18 biblioteker omfatter ca. 180 årsværk og forskellige kompetencer. Ny udvikling og nye opgaver skabes og løses gennem projektudvikling samt interne kompetenceforløb og vandfaldsmodellen. For at sætte turbo på kompetenceopdatering iværksatte hun efteråret 2017 en proces med tre tværgående indsatsområder for alle 19 biblioteker. Den løber over de næste to år, og områderne er: Data- og medieliteracy, Læsning dvs. læsestrategi og læselyst og Design Thinking.

“Vi skal lære af hinanden, selvom vi også skal hente viden ind ude fra, og de tre gribes forskelligt an. Design-Thinking-sporet har vi brugt meget i hovedbiblioteksregi i flere år og det skal udbredes, så alle kan bruge modellen. Vi laver et nyt ambassadørkorps med to fra hvert team, de trænes op, så de kan lære videre til andre kolleger. De suppleres af et ekspertlag, der har opgaven som drivers. Alle derudover skal kende til metoden og være i stand til at bruge den. Noget lignende gør sig gældende f.eks. på samskabelses-området; også her har vi stærke kompetencer i systemet, men de skal bredes mere ud til fordel for hele organisationen. Det lyder simpelt, men er det langt fra. Det kræver stadigt fokus og opmærksomhed fra alle sider.”

Hvordan sikrer så stor en organisation fællesskab og fælles fodslag?

“Faktisk er det noget af det allersværeste. Alle meldinger fra de sidste par års proces siger dog entydigt: Når vi arbejder sammen og er fælles om en opgave, begynder vi at forstå og få en fælles oplevelse af, hvordan verden hænger sammen. Derfor går vi efter at få skabt fælles arbejdsgrupper, hvor man arbejder tæt sammen om et ‘tredje’ element.

Det er jo en drøm for en chef, men medfører samtidig et stort træk på folk – alene det, at de skal  rundt, tager tid. Det kan ind-imellem gøre vores teamledere lidt desperate at skulle aflevere en medarbejder til tværgående aktiviteter. Men alle er heldigvis enige om, at det er dette, der gør forskellen.”

En af Marie Østergårds udfordringer er, at muligheden for at kommunikere til alle medarbejdere på en gang sker via mail. Der er grænser for hvor mange mails, man skal spytte ud.

“Nogle gange har man brug for et mere uformelt rum. Selvfølgelig kan jeg holde personalemøder og den slags, men også deres hyppighed er der grænser for. Her i hovedbiblioteket holdes morgenkaffemøder uden referat med orientering på kryds og tværs en halv time hver 14. dag midt i kontorarealet, det kan jeg ikke gøre de 18 andre steder.”

Den nød har Marie Østergård endnu ikke knækket. I Oslo, fortæller hun, streamer man, men det giver ikke den interaktion, hun er ude efter.

To ting skal bedre på det, bl.a. to årlige Morgenmadsuniversiteter for alle om temaer, der optager alle, f.eks. data-demokrati-diskussionen og fake news. Et nyt forum for teamledere og linie-ledere på tværs af bibliotekerne skal dertil sikre rum på ledelsesplan til at tale om de store linier: Hvad er det egentlig, man vil og skal gå efter? Fælles og væsentligt for begge fora er, at der ikke altid skal tages en beslutning, og man har lov til at komme frem med, hvad man går og tænker på.

“I de fleste andre mødesammenhænge er vi ellers meget handlingsorienterede og træffer hele tiden beslutninger. Men jeg er optaget af dette andet RUM, stedet hvor man udveksler tanker og visioner og sparrer frit, dét tror jeg for alvor kan være kulturforandrende. Det er en god øvelse.”

Partnerskabsdimensionen

Dokk1 og Aarhus bibliotekerne er kendt for de mange partnerskaber. Samskabelse kendetegner bibliotekstilbuddet og fylder i hverdagen.

Fra start var tanken bag Dokk1– i forlængelse af det at drive hovedbiblioteket – at skabe et sted med mange attraktive involverende aktiviteter, og man har et højt aktivitetsniveau via sam-skabelse og brugerinddragelse.

“Den dimension skal fortsættes og skærpes. Vi har arbejdet med at ‘give RUMMET væk’, det skal vi fortsat, men i højere grad ved at have fokus på borgernes egen-aktivitet”, lyder det fra Øster-gård. “Start-strategien sagde max seks af de helt store hus-events om året; det var nogenlunde, hvad vi kunne holde til. Fire skulle vi selv finde på, to skulle komme ude fra.” Marie Østergaard smiler lidt: “Nu er vi oppe på 15 stykker og har været nødt til at gå ind og arbejde med en differentiering af hus-events. Er det én dag, er det ikke en hus-event. Er der flere dage, er det så oppe i en storskala, og hvor meget kræver det fra os?

Der er stor forskel. Nogle, f.eks. Festugen, som også er et hus-event her, leverer selv en ekstern koordinator, mens vi leverer lokaler og en intern koordinator. Det vil sige, at vores opgaveandel er mindre, end når vi f.eks. laver det kæmpestore Mini Maker Faire i oktober.”

Hver måned afholdes omkring 120 andre, daglige programaktiviteter – nogle sammen med partnere, andre ikke. De er små, store, af blandet indhold og mange er tilbagevendende. “Mængden af udefrakommende idéer til aktiviteter øges, hvilket fra start er en del af strategien, så det er rigtig godt. Og der følger altid energi med, men desværre ikke altid folk, så enkelte gange må vi sige fra. Siden Dokk1 åbnede i 2015 er flere af de involverede partnere blevet mere og mere selvkørende og kompetente. Enkelte er forsvundet, og nye kommer til. Partnerskabernes indflydelse på aktiviteterne er øget, hvilket lader sig gøre, fordi vi selv står bedre på jorden og har lært en masse i den tid”, forklarer Marie Østergård.

Når det gælder Lokalbibliotekerne holder man fast i det, man gennem mange år har arbejdet for, nemlig at lave lokalbibliotekerne til medborgercentre med lokale partnere. Der er dog forskel på det, bibliotekerne kan og deres bemanding.

“Fremadrettet kigger vi på en øget differentiering, og det skal vi tale højere om. Det er ikke rimeligt at forvente det samme af et mindre bibliotek, der stort set ledes af en mand og har seks bemandede åbningstimer, som af et stort lokalbibliotek. De tre store er Risskov, Åby og Viby Biblioteker, alle hovedbiblioteker før den forrige kommunalreform. Desuden findes mellemstore, nogle helt små og nogle kombi-biblioteker – fire forskellige bibliotekstyper – hvilket man som borger eller politiker nok ikke altid gør sig klart.” Nu skal der ses på ressourcer, og hvad lokalområdet kalder på, så alle ved, hvad man kan forvente af de forskellige typer.

Social bæredygtighed og rum for demokrati

Dét at biblioteket i lokalsamfundet tilbyder et fælles, åbent sted med aktiviteter og med ét, evt. flere professionelle mennesker, gør det i Marie Østergårds øjne til en lokalsamfundsfacilitator, der understøtter ikke bare den enkelte borger men også det lokale fællesskab.

“I min optik en vigtig opgave for biblioteket. Det kan gøres på tusindvis af måder, men vi gør det med fokus på indsigt, viden og kultur. Det er fuldstændig ligegyldigt, om det er ude i Solbjerg eller inde midt i centrum. Selve det at have et menneske på stedet skaber værdi, derfor bliver vi nødt til at kigge på bemandingen lokalt. Hverken frivillige eller partnerskaber kommer af sig selv. Begge dele forudsætter bemanding for at lykkes og bidrage til social bæredygtighed, en opgave der ligger helt inde i marven af folkebibliotekets koncept.

Dét synes jeg godt, at vi kunne italesætte meget mere. Ordet sammenhængskraft er forslidt, men det er dét, vi (også) bidrager til. Og når vi har et hus, et sted som Dokk1, som meget handler om, at folk her mødes på kryds og tværs af alting, så er det fordi, vi også tror på, at det her demokratiske rum er vanvittig vigtigt. Begrebet Det demokratiske rum er på alle måder et udtryk for det, vi arbejder på, og som vi skal være.”

Aktuelt er skabelse af Kulturcampus Gellerup i sammenhæng med kommunens store gentænkning af Gellerup et fint eksempel på nytænkning af biblioteket. Man åbner i 2020, byggeprogram og dispositionsforslag er lige på trapperne efter forskellige workshops med eksterne og interne forløb. Marie Østergård kan næste ikke få armene ned. “Det er et fantastisk projekt. Det er fuldstændig rigtig tænkt: At skabe noget så helt uomtvisteligt positivt for både dem, der bor i området og dem, der kommer til det. Der er noget helt grundlæggende rigtigt i at kombinere bibliotek med lokale beboerdemokrati-aktører, og vi kan se, at Gellerup bibliotek er ekstrem vigtigt som lokal samfundsskaber også i dag.”

Det er langt fra det eneste større projekt. På bedding er flere andre, der alle ser bibliotekerne i krydsfeltet ny viden, ny indsigt, ny samfundsudvikling, ny formidling.

Knowledge Cities - Smart Citizens

Aarhus er en Smart City – det er et stærkt fokus i kommunen. Ikke mindst IKT (Innovation, Teknologi, Kreativitet), der er en del af forvaltningen Borgerservice og Biblioteker, og ledes af Bo Fristed, har været stærk bannerfører for den teknologiske udvikling. Et fantastisk vigtigt udviklingsarbejde, mener Marie Øster-gård. I den sammenhæng opdagede hun i Bangkok, da hun holdt oplæg om Dokk1, at man her i stedet taler om Knowledge Cities.

“Et super stærkt begreb med SC-tankegangen som en del af det. Det skal vi have kigget meget mere på. Manglen i SC-udviklingen er det, der handler om borgerne og borgernes vidensniveau og dermed deres mulighed for at være medaktør i Smart City. Vi skal aktivt bidrage til at skabe et nyt SC-vidensrum og et grundlag blandt borgerne, der skal inviteres med om bord. Præcis sådan en oplysningsopgave, som folkebiblioteket er sat i verden for, og ingen andre tager den. Det handler med et fint ord om empowerment. I lighed med hvad bibliotekerne har gjort i alle de andre udviklingsarenaer.”

Marie Østergård minder om, at bibliotekerne var først på banen, da internettet kom og skulle bredes ud. Da alle skulle være digitale nem-borgere understøttede de med viden og vejledning. “Nu skal vi så kunne navigere i stadig mere SC-orienterede samfund, så bibliotekerne skal på banen igen både om det lavpraktiske og mere visionære ting. Og vi skal rykke nu.”

Klart en del af indsatsområdet er medie-literacy, et af de tre toårige indsatsområder. Et andet større projekt er Data-demokrati, støttet af Udviklingspuljen under Slots- og Kulturstyrelsen med 975.000 kroner. Målgruppen er voksne borgere og fokus-områderne er ud over brugerinddragelse: Data management, digital literacy, medborgerskab og sociale medier. Man er lige gået i gang med at teste, hvordan biblioteker understøtter den udvikling og identificere potentielle samarbejdspartnere. Man har bl.a. så seje partnere om bord som MIT (Massachusetts Institute of Technology i Boston).

Læsning og fordybelse: Iterationsbevægelsen

Mange af de ting, som kommer op i biblioteksverdenen, er en ny iteration på noget, som man tidligere har gjort, f.eks. det store fokus på læsning og læselyst, aktualiseret af børns mediebrug. Men man skal vogte sig for at havne i rent retro-mode.

“Det er vigtigt at kigge på ting, som vender tilbage. Hvordan ser de ud i dag? Vi kunne meget let ryge ind i en nypuritanisme, som går på ‘nåh ja, nu skal vi alle sammen have fokus på læsning, godt så gør vi det, vi altid har gjort’. Så er vi pludselig slået hjem igen. Tingene skal tages videre, og vi skal gå fremtidsrettet til opgaven.”

Som Marie Østergård ser det, vil f.eks. også rummet for kontemplation – fordybelse – igen vil komme til at fylde i bibliotekerne. Her er det afgørende, at man har fokus på, hvad det indebærer i dag. “Vi skal ikke vende tilbage til noget for 30 år siden, selvom enkelte synes, det burde være sådan. De her ting, som bibliotekerne ikke bare har været gode til, men faktisk også skal være gode til – skal vi arbejde med i en nutidig og fremtidig kontekst. Det er helt vildt vigtigt, at vi får skabt nogle nye ord for det, vi gør. Eller i alle tilfælde får diskuteret og præciseret, hvad de ord, vi bruger, betyder i dag. Ellers så gør og siger vi det samme, som vi altid har gjort og sagt. Og det har aldrig flyttet noget!”

Ressourcer og lederrolle

En afgørende faktor for hele udviklingsspektret er naturligvis budgettet og de økonomiske vilkår. Lige nu skal Marie Østergård finde besparelser på fire millioner kroner til næste års budget.

“Det er rigtigt mange penge, og det øger behovet for tydeliggørelse af, at man ikke kan have samme servicetilbud alle steder. Optimalt ville jeg som biblioteksleder mene, at vi skal have biblioteker alle steder, og de skal kunne det hele. Det er virkeligheden og de økonomiske rammer blot ikke til. Så det er min opgave at gå ind og se på, hvad det så er, vi realistisk set kan gøre bedst muligt. I det ligger naturligvis også den kontinuerlige diskussion af, hvad er det for steder, vi er. Hele bevægelsen med medborgercentre og åbne biblioteker er rigtig, helt rigtig, og den bevægelse skal vi fortsætte med positivt fortegn.”

For nogle kunne det måske ude fra se ud som om det store Dokk1 er lidt af et overflødighedshorn, man let kun beskære lidt. 

“Det er ikke tilfældet. Kigger man f.eks. på hovedbibliotekets (Dokk1) bemanding, er den lige så tynd og endog væsentlig mindre end på de store lokalbiblioteker, arealmæssigt set. Hovedbiblioteket har desuden en ekstra central rolle omkring partnerskaber, der kræver benhårdt arbejde og ikke sker af sig selv eller er gratis.”

Er det tydeligt nok for omverdenen?

“Nok ikke. Vi har i Aarhus Bibliotekerne gennem mange år været rigtigt gode til at fortælle de gode historier. Og Dokk1 kan med rette også betragtes som en succes. Med det følger også urealistiske forestillinger om økonomien bag og opgaveomfanget. Omkring 3.700 besøgende hver dag og faktisk få på gulvet til betjening. Kollegerne knokler en vis legemsdel ud af bukserne, så derfor er det vigtigt ikke at ‘punktere’ dele af konceptet og det, Dokk1 er skabt til, så siver al energi væk. Noget andet er, at vi i Aarhus, måske før andre, tidligt har høstet gevinsten ved selvbetjening. Så det er ingen nem spareomgang. Vi er nødt til at gå ind og se på, hvor mister brugerne mindst muligt. Herefter er det op til politikerne.”

Marie Østergård klynker ikke, for det går jo samtidig rigtig godt. Her ligger blot endnu en lederprioritering.

Hvordan har det været at træde ind i det her ledelsesrum og indtage den her stol?

MØ: “Det her er verdens bedste job. Det er fuldstændig fantastisk at sidde i denne stol. Jeg er glad hver gang, jeg går på arbejde og glad hver gang, jeg går hjem, også selv om det bliver sent. Det er så tilfredsstillende at arbejde på denne her måde og at se, hvor meget, der kan lade sig gøre.”
 

Artiklen er udgivet i Danmarks Biblioteker nr 4, 2018

 

BLÅ BOG
Marie Østergård, 45 år, er cand.mag. fra Aarhus Universitet 2000 (engelsk og medievidenskab) og siden 2001 ansat i forskellige stillinger ved hovedbiblioteket i Aarhus. Kommunens biblioteks-chef fra maj 2017.

Danmarks Biblioteksforening

Vartov, Farvergade 27D, 2. sal
1463 København K
Find os på kort
Cookie- og privatlivspolitik

Telefontid: man-fre 10-15
Telefon +45 3325 0935
Fax +45 3325 7900
db@db.dk

SE/CVR: 55618410
VAT: DK55618410
Bankkonto: 9056 4585 947 496
Swift: SPNODK22
IBAN: DK4090564585947496

Følg Danmarks Biblioteksforening

Facebook
Twitter
LinkedIn
Direktørens blog